Snelle antwoorden zijn een erg handig instrument dat je personeel in staat stelt om consistente antwoorden te geven aan klanten. Het is een van de vele verbazingwekkende chatfuncties die mogelijk zijn. Ze maken het werk van agents veel efficiënter en gemakkelijker.
Snelle antwoorden zijn vooraf geschreven antwoorden op de meest gestelde vragen. Gebruik simpelweg een korte toetsenbord combinatie in het typ-veld en de vragen zijn beantwoord. Dit geeft de agent nog meer mogelijkheden om een snelle klantenservice te bieden.
De antwoorden zijn weliswaar vooraf geschreven, maar dit betekent niet dat ze voor de klanten vooraf geschreven moeten klinken. Het is zeer belangrijk om de persoonlijke touch van het gesprek te behouden, zelfs bij het gebruik van snelle antwoorden. Dus wat zijn hun voordelen en hoe maak je de beste antwoorden voor een soepele conversatie met je klanten? Lees dan verder!
Voordelen van snelle antwoorden
Behalve dat ze het leven van chatoperators veel gemakkelijker maken, zijn er nog veel meer voordelen van de snelle antwoorden:
-
Snelheid verbeteren
Snelle antwoorden zijn al vooraf geschreven, en klaar om gebruikt te worden in het systeem. Op deze manier hoeven de agents niet steeds opnieuw hetzelfde antwoord te schrijven. Ze kunnen gewoon een korte toetsenbord combinatie gebruiken samen met het trefwoord dat voor het antwoord is ingesteld. Dit versnelt de zaken voor beide partijen aanzienlijk! Klanten hoeven niet meer te wachten tot de agent het hele antwoord heeft geschreven. En agents zullen meer tijd hebben om hun aandacht te geven aan de volgende klant, terwijl ze wachten op het antwoord van de vorige klant. Een snelle tip: stuur niet te snel een antwoord. Hiermee loop je het risico als een robot te worden beschouwd.
-
Tijd besparen
Deze gaat samen met de vorige. De agent is in staat om een klant sneller te bedienen met snelle antwoorden. Dit betekent dat ze tijd hebben om meer klanten tegelijkertijd te helpen. Of in de tussentijd te werken aan hun extra taken. En het beste: het bespaart ook nog eens tijd voor jouw klanten. Zij ontvangen hun antwoorden in een mum van tijd. En we weten allemaal hoe belangrijk snelheid tegenwoordig is, vooral voor de klantenservice.
-
Geen fouten
Snelle antwoorden zijn van tevoren geschreven. Dit betekent dat de persoon die ze heeft geschreven de tijd heeft genomen om erover na te denken. En ze zorgvuldig te schrijven. Hij heeft ze dubbel of driedubbel gecontroleerd en ervoor gezorgd dat er geen fouten in staan. Een dienst kunnen leveren met zo weinig mogelijk fouten is een must. Wanneer het snelle antwoord is gemaakt, is het zonder tikfouten en grammaticaal correct. Op die manier werkt de chatoperator veel sneller en levert hij of zij een kwalitatief hoogstaande dienst.
-
Mogelijkheid om ze aan te passen
Je moet je er nog steeds altijd voor zorgen dat je een unieke en gepersonaliseerde ervaring biedt. Zelfs als je snel antwoorden hebt op alle mogelijke vragen, . Elke klant is anders en zo ook elk gesprek. In dergelijke gevallen kunnen agents het gekozen snelle antwoord aanpassen voordat ze het versturen. Ze zullen nog steeds de juiste informatie geven. Maar die zal worden aangepast aan de situatie en aan de manier waarop de klant de vraag heeft gesteld.
Met deze voordelen helpen snelle antwoorden jouw agents een betere klantervaring te bieden, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid.
De beste manier om snelle antwoorden te maken
Het maken van snelle antwoorden is iets dat met grote verantwoordelijkheid moet worden gedaan. Dit zijn de antwoorden die de klanten van je medewerkers zullen ontvangen. En ze moeten correct, strak en professioneel zijn.
Alle benodigde informatie op een korte en makkelijk te lezen manier geven is geen eenvoudige klus. Maar er zijn een aantal dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat je het werk goed doet.
1.Kijk rond op je website door de ogen van klanten. Denk aan alle mogelijke vragen die zij kunnen hebben. Vragen over je product/dienst, de manier waarop je website werkt, wat de procedures zijn, enz.
2.Schrijf alle vragen op die in je opkomen. Van de makkelijkste tot de meest ingewikkelde. Er kunnen altijd vragen zijn waar je niet aan gedacht hebt. Maar het is het beste om bijna alles te hebben.
3.En begin dan met het schrijven van de antwoorden.
Tips voor het schrijven van antwoorden
Hier volgen enkele tips om elk bericht duidelijk en correct over te brengen:
- Gebruik eenvoudige woorden die voor iedereen begrijpelijk zijn. Dit zal ervoor zorgen dat jouw boodschap gemakkelijk te begrijpen en helder is.
- Gebruik korte zinnen. Net zoals dat de woorden eenvoudig moeten zijn, moet je ook eenvoudigere zinnen gebruiken. Mensen lezen tegenwoordig niet graag lange teksten. Dus als je wilt dat ze lezen wat je te zeggen hebt, zorg er dan voor dat het kort is.
- Geef informatie vooraf. Zelfs als je de hoofdvraag al hebt beantwoord, zorg er dan voor dat je nog wat meer informatie geeft. Denk aan de vragen die kunnen ontstaan bij je antwoord en geef wat informatie vooraf. Overdrijf het echter niet, we proberen de antwoorden nog steeds zo kort mogelijk te houden.
- Als ze klaar zijn, controleer ze dan allemaal op grammatica en spelling. Op die manier zullen jouw agents de antwoorden sneller kunnen versturen, tenzij ze moeten worden aangepast.
- Kies gemakkelijk te onthouden sleutelwoorden voor elk antwoord. Ze moeten kort en gemakkelijk zijn en gerelateerd zijn aan de informatie.
- En last, but not least: werk jouw antwoorden bij, zodra de informatie verandert. Je moet vermijden dat je jouw klanten de verkeerde informatie geeft.
Haal het meeste uit vandaag
In het algemeen moet je ervoor zorgen dat je de snelle antwoorden functie gebruikt op de best mogelijke manier. Hierdoor zullen jouw klanten goed geïnformeerd zijn en een snelle en gemakkelijke service ontvangen.
Snelle antwoorden zijn een zeer belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk van elke chat operator. Hiermee hebben ze de kans om nog snellere service te bieden, maar nog steeds gepersonaliseerd en professioneel.
Profiteer vandaag nog van de voordelen van snelle antwoorden!
